Předmět mailu 

Předmět mailu je jeho jakýsi nadpis. Měl by obsahovat informaci, o čem váš mail je. V programech pro psaní mailů se kolonka pro předmět nazývá Předmět, Subject.

Neuvedení předmětu mailu je pro příjemce takového mailu docela nepříjemné. Dostáváte-li jeden mail za týden, tak vám to jako problém nepřijde. Dostáváte-li ale pět deset mailů denně, stává se takový nepojmenovaný mail problémem. Za dva nebo za tři dny už takový mail budete v seznamu došlých mailů špatně hledat.

Chybou je také použití nic neříkajícího nekonkrétního předmětu: Dotaz, Pomozte, Dopis a podobné ... Představte si, že se sejdou dva tři maily nadepsané "Dotaz".

Chcete-li někomu poslat pozdrav, napište místo obecného "Pozdrav" třeba "Pozdrav z dovolené na lyžích". Píšete-li třeba o svých zkušenostech s motorem, použijte místo "Zkušenost" přesnější "Moje zkušenost s motorem DA-120".

Původní text 

Programy pro mailování umožňují při odpovídání na mail ponechat ve vaší odpovědi text původního mailu. Ponechte ve vaší odpovědi text mailu, na který odpovídáte. Ulehčíte protistraně orientaci v lorespondenci.

Když při psaní odpovědi text mailu, na který odpovídáte, vymažete, bude muset adresát vašeho mailu pracně ve své poště hledat, co vám napsal. O co šlo. Zase si představte, že nedostane poštu jen od vás, ale od deseti nebo padesáti jiných lidí.

Mezi časté chyby patří psaní odpovědi za text původního mailu. Zvyklost je taková, že mail má začínat vaším textem a až pod ním je text na který odpovídáte. Pište tedy vždy nahoru před ostatní texty z minulých mailů.

Podpis 

Dost často se stává, že přijde mail bez podpisu. Pisatel zřejmě předpokládá, že vše je jasné z jeho mailové adresy. Jasné to je, pokud mailová adresa jeho jméno obsahuje. Třeba z adresy josef.novak@seznam.cz to jasné je. Přijde-li ale mail například z adresy letec@volny.cz a jméno není v podpisu v mailu uvedeno, rázem se stává z mailu anonym!

Pokud tedy píšete někomu poprvé a on nezná vaši přezdívku, uveďte někde v mailu své jméno.

Vykání, tykání? 

Často pisatelé mailů bádají, zda mají adresátovi vykat či tykat. V mailu není poznat, zda je pisateli 12 nebo 50 let. A týká-li se mail nějaké společné záliby, jistě se nebude starší adresát hněvat na mladšího pisatele, že mu tyká.

Vykání je na místě, když chcete napsat mail nějakým způsobem formální. Napadá mě například poptávka nebo objednávka zboží u nějakého prodejce. Tam se vám potom bude vykání hodit, až budete potřebovat prodejce pošťouchnout k větší rychlosti :-)

Usnadněte druhému život 

Pokud se chcete zeptat na nějaký konkrétní výrobek (model letadla, kameru, ...), uveďte rovnou odkaz někam na web, kde jsou o tomto výrobku nějaké informace. Třeba na web prodejce, u kterého jste věc koupili nebo chcete koupit nebo na web výrobce či dovozce.

Často je problém zjistit z dopisu, o co přesně se jedná. O jaký výrobek nebo typ jde. Například "set letadla Cessna" toho opravdu moc neřekne. Takových setů se vyrábí po světě více. Snažte se usnadnit práci toho, komu posíláte dotaz, co nejvíce. Uveďte co nejvíce údajů, doplňte je konkrétními odkazy někam na web. Nepočítejte s tím, že adresát vašeho dotazu ví všechno. Přečtěte si po sobě dotaz a zamyslete se, zda bude příjemce vašeho dotazu vědět vše potřebné, co k zodpovězení vašeho dotazu bude potřebovat.